Informações e Dicas sobre MS Project

 

Visualizadores para arquivos MS Project

Softwares para visualizar arquivos do MS Project..

Live Project - Kadonk: www.kadonk.com
Project Libre: www.projectlibre.org
Seavus: www.seavusprojectviewer.com
Housatonic Project Viewer: www.projectviewercentral.com
Project Viewer: www.projectreader.com
Project on Web Viewer: www.twiddlebit.com
Steelray: www.steelray.com
Gantt Project: www.ganttproject.biz
 

Questões frequentes sobre MS Project

1. Como exportar arquivos MS Project para Excel® e manter a estrutura?

Se você deseja compartilhar seu cronograma MS Project com alguém que não possua a ferramenta, você pode salvá-lo como um arquivo .xls. Infelizmente a estrutura vai ser perdida. Assim o cronograma vai ficar bastante difícil de ler.

Os passos a seguir vão permitir a exportação e reter a estrutura:
1. Salve o arquivo como "Página da Web"
2. O assistente para exportação vai ser iniciado
3. Escolha "Usar Mapa Existente"
4. Clique em "Exportar para HTML usando modelo padrão"
5. Clique em todos os botões "Avançar" e conclua
6. Encontre o arquivo salvo
7. Mude a extensão do arquivo de .html para .xls
8. O plano vai abrir em Excel com a estrutura intacta.

Modificações podem ser feitas no arquivo Excel® e enviadas de volta ao Project para serem incorporadas no cronograma. Se a saída não contém os campos que você necessita, escolha um modelo de exportação diferente. Ou crie seu próprio mapa.

2. Qual a diferença entre os campos "% Concluído" e "% Físico Concluído"?

Os cálculos realizados quando há inserção de dados nestes campos são diferentes?
“% concluído” - É o percentual de data da atividade, este percentual é calculado em relação a duas informações: “duração Real” e “duração restante”. Ao lançar duas das três informações (“% concluído”, “duração Real” ,“duração restante”) o MS Project calcula a terceira baseado na data de status. Em geral se atualiza a a “duração Real”; “duração restante” e o sistema calcula automaticamente o “% concluído”.

“% físico concluído” – É um campo para se digitar o % físico propriamente dito.
OBS.: Esta coluna tem um bug que não mostra o % físico das atividades resumo, podendo resolver criando uma coluna personalizada qualquer indica a formula “= % físico concluído” e marcando a opção que faz com que na atividade resumo seja feita uma média.

3. Como obter o valor previsto de avanço para as atividades do Cronograma?

Suponha uma atividade de duração 10 dias, com início em 01/Jan e término em 10/Jan. Se a data de posição for 05/Jan, meu avanço físico (teoricamente) deverá ser 50%. Para mostrar essa posição e saber o avanço previsto de cada atividade numa data especifica pode-se criar uma copia do projeto, colocar a data de posição na data desejada e atualiza-se a atividade ou projeto conforme previsto.

1. Criar um campo personalizado no formato texto e selecionar “Usar Fórmula” no atributo de cálculo
2. No campo fórmula, acrescentar a seguinte fórmula:
CInt(IIf([Início]<=Now();IIf([% concluída]<100;IIf([Duração]>0;IIf((ProjDateDiff([Início];Now())/[Duração])*100>100;100;(ProjDateDiff([Início];Now())/[Duração])*100);0);100);0)) & "%"
3. Feito isso, a coluna está pronta para ser utilizada no projeto, inclusive para gerar indicadores.

4. Como obter o valor percentual de cada atividade para a EAP, considerando seu peso dentro do projeto ou dentro de sua tarefa-resumo?

Supondo que uma atividade de duração 10 dias representa (em termos de duração) 10% de uma tarefa-resumo cuja duração é 100 dias e 5% de um projeto cuja a duração é 200 dias. Para exibir esses percentuais crie uma coluna personalizada com formula para calcular o percentual de avanço baseado em uma coluna de peso (personalizada), multiplicando % pelo peso.

5. Como converter arquivo com extensão .mpp do MS Projet para um arquivo .mpx?

Você pode utizar uma biblioteca gratuita para converter arquivos .mpp para .mpx. Maiores informações sobre MPXJ no site: http://sourceforge.net/projects/mpxj.

6. Como fazer para colocar o ponto separador dos milhares no campo 'Número' no Project?

Use um campo texto personalizado (por exemplo Texto1) com a seguinte fórmula: Format([Número1];"0,000.99") , supondo que o campo Número1 contém o valor que se deseja formatar.

7. Como compartilhar os recursos do MS Project?

- Crie um projeto com um nome como nome "Recursos Compartilhados";
- Antes de colocar qualquer recurso, configure o calendário;
- Inclua todos os recursos da sua Empresa (que podem ser pessoal e equipamentos);
- Para os novos projetos que for criando, não insira nenhum recurso;
- Compartilhe os recursos destes novos projetos com o projeto "Recursos Compartilhados"
- Acesse a opção "ferramentas/compartilhar recursos" (msp 2007) ou Clique na guia Recursos. No grupo Inserir, clique em Adicionar Recursos (msp 2010).

8. Como vincular duas atividades que estão em projetos (arquivos .mpp) diferentes?

Para que, ao modificar uma atividade no arquivo 01.mpp, uma atividade vinculada no arquivo 02.mpp seja atualizada, siga os passos a seguir:
- Crie um novo arquivo Principal.mpp;
- Através da opção do menu "Inserir -> Projetos", insira os projetos 01.mpp e 02.mpp;
- Faça as relações de precedência entre tarefas normalmente, selecionando-as;
- Salve o arquivo Principal.mpp;
- Salve os projetos 01.mpp e 02.mpp.
Agora as alterações executadas na predecessora em um arquivo atualização a sucessora em outro, uma vez que você criou precedências externas nos arquivos 01.mpp e 02.mpp, os quais funcionarão independentemente. É possível trabalhar com os projetos 01 e 02 sem abrir o Principal. As tarefas externas serão mostradas, porém não simultaneamente, pois o 2º será somente leitura.
Lembre-se que esta opção não permite gerenciar recursos de maneira única, uma vez que cada projeto mantém sua planilha de recursos, mesmo que os nomes dos recursos sejam os mesmos.

9. Como visualizar o tamanho do projeto no MS Project?

a) Menu Ferramentas > Opções > Aba Exibir, selecionar "mostrar tarefa resumo do projeto"
b) Menu Projeto >Informações sobre o Projeto > botão Estatísticas

10. Como incluir a coluna de % previsto (calculado conforme a linha de base) no MS Project visando a comparação com o % realizado?

a) Incluir um campo numérico qualquer (ex: Number1)
b) Clicar com o botão direito sobre o cabeçalho do campo para customizar
c) Adicionar a seguinte fórmula: IIf([Cost]>0;([BCWS]/[Cost])*100;[% Complete])
d) Alterar para o calculo das atividades sumárias também usar a formula

Nota: Para funcionar você deve ter recursos valorizados e alocados para todas as atividades e uma linha de base salva pois a formula usa um campo do valor agregado (custo orçado do trabalho agendado) como referencia. Alguns projetos não necessitam que os custos sejam pagos pelo orçamento do projeto. Neste caso, pode-se colocar um valor de R$1/hora para cada recurso apenas para funcionar o cálculo do valor agregado.

11. Você sabia que as atividades marco (duração zero) têm um peso no percentual concluído (%) no MS Project?

Imagine que tenhamos duas atividades em sequencia, com um marco de final de projeto logo a seguir. Ao informarmos que as duas atividades estão concluídas (100% Concluído), notamos que o sumário do projeto fica em 99%! Isso ocorre porque o marco de final do projeto, mesmo com duração de 0 dias tem peso de 1% no avanço global do cronograma. Devemos então informar 100% concluído também para o marco de final, para que o sumário do cronograma informe os 100% completos no projeto como um todo.